Optimisez votre temps et l’espace grâce à la dématérialisation et aux e-demarches

A l’heure du passage au tout numérique, les entreprises et administrations françaises doivent s’adapter pour optimiser leurs processus et être au plus près de leurs clients et administrés. Elles innovent en proposant toute une panoplie de démarches en lignes ; 2012 sera d’ailleurs une étape dans l’ère de la dématérialisation pour les administrations. De la demande d’un acte de naissance à la création de votre entreprise en ligne, en passant par le supermarché virtuel, tout est prétexte à améliorer un service de proximité avec les clients ou administrés. Le but étant de favoriser la communication et les relations entre partenaires. Zoom sur ces démarches qui vont font gagner du temps et de l’espace.

Dématérialisation et e-demarches : deux termes d’avenir

En quoi consistent la dématérialisation et les e-démarches exactement.

La dématérialisation est l’action de transformer un support papier en fichier informatique de façon à le traiter électroniquement avec des partenaires ou collègues. C’est la première étape vers le fameux « bureau sans papier ».

Les e-démarches, ou démarches administratives en lignes, sont quant à elles, un moyen de gagner du temps pour les administrés. En effet la majorité des démarches actuellement disponibles en ligne sont en lien avec votre administration.

Plusieurs avantages à ces procédés : gain de temps (plus de déplacements et d’attentes), gain d’espace (stockage de tous vos papiers) et communication facilitée.

Faites vos démarches en lignes et gagnez du temps

Le site le plus le plus ancien créé dans cette optique est le portail de l’administration française : http://mon.service-public.fr. Il permet à tous citoyens d’effectuer des démarches administratives en ligne, de l’inscription sur les listes électorales au changement d’adresse.

Un des services qui est de loin le plus utilisé dans cette gamme de services de proximité est la déclaration d’impôt ou télé déclaration. Ce service recensait plus de 9,7 millions de personnes en 2010. Dans un registre autre que l’administration, vous avez également la possibilité de créer votre entreprise en ligne ou faires vos courses grâce aux supermarchés virtuels.

Dans toutes ces situations, un espace qui vous est spécialement dédié est créé, vous pouvez y conserver vos documents pour une utilisation ultérieure.

Communiquez plus facilement en partageant un espace de travail commun

L’espace collaboratif est également un moyen qui vous permet de faciliter la communication. Grâce à cet espace de travail virtuel, vous avez la possibilité de concentrer tous vos outils et documents liés à un projet sur une même plate-forme. Uniquement les acteurs concernés par ce projet auront accès à cet espace. Un exemple concret est celui de Google Docs : créez vos documents et donnez un accès à un client, un collègue à l’autre bout du pays.

L’objectif de l’espace collaboratif est là encore de faciliter et d’optimiser l’espace, le temps et la communication.

La dématérialisation est-elle réellement économique ?

La dématérialisation est-elle aujourd’hui réellement économique et respectueuse de l’environnement ? Certes cette numérisation va jouer un rôle sur la consommation de papier : moins d’arbres coupés, de transport du bois, d’utilisation d’énergie pour la transformation en papier, et toutes les étapes d’acheminement jusqu’à votre imprimante. Elle se traduit également par un gain d’espace. Un stockage informatique prend beaucoup moins de place qu’un stockage de dossiers papier.

Mais que deviendront tous ces supports électroniques qui servent au stockage ? On a ici une prolifération de supports tels que disques dur ou CD rom. Et, par conséquent, une augmentation de la pollution liée à leur fabrication. L’exemple le plus concret et le plus parlant reste le stockage de 40 ans de bulletins de salaire par personne.

 

Ces nouveaux procédés que sont la dématérialisation et les e-demarches, engagés depuis peu, vont continuer à se développer afin de faciliter nos échanges, nous faire gagner du temps dans nos démarches et diminuer nos espaces de stockage.

 

Sophie FLEURY

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3 réponses
  1. Sophie Fleury dit :

    Bonjour,
    Merci Antoine 😉

    Marie, oui, il est possible de créer une entreprise qui propose ce type de service. Elle peut être à destination des particuliers qui n’ont pas forcément accès à internet, ou ceux pour qui l’administratif n’est pas leur tasse de thé !
    la multiplication des e-démarches fait qu’aujourd’hui beaucoup de prestations peuvent être réalisées à distance, cela va des courses en ligne, de la demande d’un acte de naissance au paiement de la cantine ou du périscolaire dans les établissements publics, de la création de société également…. la panoplie est très vaste et peut effectivement être exploitée.
    Sophie

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