Vous n’arrivez pas à tout faire et avez la sensation d’être un peu tout le temps débordé ? Vous vous dites que les choses ne sont pas faciles pour vous et que vous avez trop de choses à faire ? Vous avez l’impression d’être devant beaucoup d’obstacles et ne savez pas par quoi commencer pour les franchir ? Vous êtes stressé par toutes les choses qui vous attendant ?
C’est normal, et je pense que tout le monde passe par là plusieurs fois dans sa vie, ce sont des moments où l’on perd un peu pied et où on a du mal à sortir la tête de l’eau, ce sont les fameuses périodes de rush où pour beaucoup de raisons, d’un seul coup, on se retrouve débordé.
Et dans ces moments-là, dès fois il est difficile de garder la tête froide et de prendre du recul, ce qui amène inévitablement à oublier les principes de base à respecter pour avoir une bonne organisation et ne pas subir les éléments qui s’imposent à nous.
Je vais vous parler des 12 points essentiels à respecter pour être bien organisé dans votre vie et dans votre travail. Rassurez-vous, je fais moi même un gros travail journalier sur ces principes pour essayer de les respecter et ainsi vivre mieux. Ce n’est pas toujours facile et je dois sans cesse m’imposer une petite rigueur pour progresser dans ma manière de faire. Ce n’est rien de bien sorcier et je vous invite à en faire de même, car au fur et à mesure du temps, j’ai pu noter de réelles améliorations dans mes résultats au travail, dans ma productivité et dans ma manière d’appréhender ma vie au quotidien.
Je vous présente ces 12 points dans l’ordre que je juge le plus important, cependant chacun pourra se faire son avis sur les 12 points essentiels à respecter pour être bien organisé après la lecture de cet article.
Sommaire
C’est un excellent moteur pour avancer et vous fixez des priorités, donnez vous des objectifs à votre portée et donnez vous une limite dans le temps. Cela va améliorer votre productivité.
Par exemple: Vous devez rendre un projet à un client, mais celui-ci vous a dit qu’il n’était pas pressé. Qu’à cela ne tienne, fixez-vous l’objectif de finir ce projet pour la fin de semaine et engagez-vous auprès de vous même à réaliser cet objectif. Une fois ce projet terminé, vous le rendrez à votre client et pourrez passer à autre chose. Vous aurez ça de moins à penser et vous serez payé plus vite.
Une chose imprévue arrive et cela chamboule vos plans, vous n’avez pas du tout prévu ça et vous rester figé à vous demander pourquoi les choses se passent comme ça. Résultat, vous perdez votre temps et vous ne faites avancer rien. Plutôt que de vous demander pourquoi cela est arrivé, demandez-vous plutôt comment faire pour contourner le problème qui vient de se créer et ne pas subir de perte d’énergie, de temps voir d’argent.
Par exemple : Vous travailler sur internet, vous êtes parti en voyage et avez réservé un hôtel avec wifi pour pouvoir travailler. Or, arrivée à l’hôtel, il n’y a pas de wifi. Au lieu de perdre votre temps à essayer de régler vos comptes avec le géant de l’hôtel et lui demander pourquoi il n’y a pas de wifi. Partez immédiatement à la recherche d’un lieu où il y a internet et travaillez. Vous demanderez plus tard sois une remise, sois un remboursement total de votre réservation et changerez d’hôtel.
Dès qu’une idée vous passe par la tête, notez là. Que ce soit en journée, le soir ou pendant la nuit. Archivez vos idées et vous pensez en un endroit unique ( carnet, fichier , smatphone ). Le jour où vous aurez un peu de temps libre et que vous vous demanderez, “qu’est ce que j’ai à faire ?” , allez dans cette liste et faites ce qui vous semble le plus intéressant à faire à ce moment.
Il est important que vous donniez des priorités à ce que vous avez à faire, et la priorité c’est ce qu’il y a de mieux pour vous, pour vos objectifs, pas ce qu’il y a de plus important pour les autres. ( Enfin, c’est mon point de vue )
Alors par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés en 1, donnez des priorités aux choses que vous avez à faire.
Par exemple: Vous vous êtes donné comme objectifs de, finir votre comptabilité pour ce soir, car vous devez déclarer vos revenus pour les impôts, et aussi d’être plus réactifs face aux demandes vos clients. Dans votre liste de tâches, vous devez lire vos mails, travailler sur un projet à livrer à votre client pour dans trois jours, répondre à une demande de devis et faire vos comptes.
Vous pouvez donc faire en priorité votre comptabilité, car votre limite d’objectif est ce soir, ensuite répondre à la demande de devis, car cela répond à votre objectif d’être plus réactif aux demandes de vos clients, ensuite vous répondrez à tous vos mails d’un seul coup et enfin vous travaillerez sur le projet de votre client que vous devez livrer dans trois jours.
C’est pour gagner du temps avec toutes les tâches répétitives que nous avons à faire tous les jours. Par exemple, répondre à vos mails, faire et relancer vos factures, appeler vos clients… Faites toutes ces choses d’une seule traite tous les jours à la même heure, cela peut être également deux fois par jour. Cela va vous faire gagner un temps incroyable et va vous faire économiser de l’énergie.
Par exemple: Tous les matins, en arrivant devant votre bureau, effectuez toutes ces tâches d’une traite et revenez-y uniquement à 16h pour les refaire de nouveau toutes d’une traite. En dehors ce ces moments, consacrez votre temps à vos objectifs en vous y consacrant à 100 %
C’est la suite logique du 5, lorsque vous avez terminé de faire vos mails, d’appeler vos clients et de faire vos factures, éteignez votre portable, votre Skype, votre Facebook, vos comptes mails pour ne pas être distrait par un message, une notification ou quoi que ce soit pendant que vous travailler sur votre nouvelle tache. Vous allez ainsi encore gagner du temps et de l’énergie et aussi faire mieux la chose la plus importante que vous avez à faire sur le moment, c’est-à-dire votre tâche prioritaire.
C’est un petit conseil que je vous donne pour ne pas disperser votre esprit. Lorsque vous êtes en train de travailler à une tache, vous ne devez penser qu’à cette tache. Et cela doit durer tant que vous ne l’avez pas terminé. Je vous conseille donc d’entrainer votre esprit à rester concentré sur ce que vous êtes en train de faire. Ce travail est difficile et il va vous falloir beaucoup de temps pour arriver à faire cela, mais quand vous y arriverez, vous gagnerez assez facilement jusqu’à une journée de travail par semaine.
Cette idée reprend les principes des points 5 et 6. Pour gagner du temps et être mieux organisé, séparer vos phases de communications de vos phases de productions. Quand vous êtes en phase de communication ( mail, appel, réunion … ) concentrez-vous à 100 % pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin en vue de la phase de production. Partez du principe que c’est votre unique chance de récolter ou émettre les informations nécessaires à la mise en production de votre projet. Une fois que cette phase de communication sera terminée, vous serez en production et il sera trop tard pour demander ces informations, car vous serez à 100 % concentré sur votre production sont que vous ne pourrez plus communiquer. D’ailleurs, si vous respectez bien le point 6, vos moyens de communiquer seront hors de portée.
Une chose à la fois. Vous ne pouvez pas faire plusieurs choses en même temps, ou bien si vous le faites, vous le faites mal. Alors lorsque vous commencez à faire quelque chose, faites-le jusqu’au bout. Sans interruption. Vous allez encore gagner du temps, de l’énergie et votre travail ne sera que mieux fait.
Faire un choix est une action qui demande beaucoup de temps et d’énergie. Imaginez que vous avez 3 choix minimum à faire par jours, des choix sans importances. Par exemple: Où vais-je manger ce midi ? Comment vais m’habiller aujourd’hui ? Sur quoi vais-je travailler aujourd’hui ? … Chacun de ces choix va prendre 5 minutes, soit 15 minutes par jours. Sur une semaine de 5 jours, vous avez donc 1h15 de votre temps dédié à faire des choix sans importance. Sur un mois de 4 semaines, le temps consacré à cette activité inutile monte à 5 heures.
Vous ne pensez pas qu’en 5 heures, vous pourriez faire quelque chose de plus important que de choisir.
Ne vous donnez pas le choix, imposez-vous une tenue par jour, un restaurant par jour de la semaine et avec l’aide du point 4, ne perdez pas une minute à réfléchir à ce que vous avez à faire aujourd’hui.
Vous n’êtes qu’un être humain après tout 🙂 Et il n’y a que 24 heures dans un jour donc faites ce que vous pouvez faire, donnez-vous à fond pour cela, mais acceptez aussi l’idée que vous ne pouvez pas tout faire. Et n’hésitez pas à déléguer. Je ne dis pas à remettre les choses à plus tard, je dis déléguer.
Externalisez les choses que vous faites moins bien et qui vous prennent plus de temps. Prenez une secrétaire à distance pour vos taches récurrentes.
Comme pour tous les autres points, vous allez gagner du temps, de l’énergie et pourrez vous concentrer bien mieux sur les choses importantes pour vous.
Ne perdez pas de temps à penser aux choses que vous avez faites en vous disant que si c’était à refaire, vous vous y prendrez différemment. Cela ne sert à rien et cela ne changera rien. Les choses faites sont faites et vous ne pouvez plus rien y faire.
Vous pouvez par contre faire tout ce que vous souhaitez sur la tâche que vous êtes en train d’effectuer en ce moment même, alors profitez en pour la faire du mieux que vous pouvez et ainsi ne pas regretter plus tard ce que vous êtes en ce moment en train de faire ou de ne pas faire maintenant.
Raphaël
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Bravo, voici plein de bons conseils à suivre pour mieux s'organiser et gagner ainsi en productivité et en qualité de travail et aussi de vie !
Merci beaucoup !