Comment devenir assistant virtuel

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Vous souhaitez travailler de chez vous ? Vous avez une formation en secrétariat (BEP, BTS, diplôme spécifique) ? Ou vous possédez simplement un talent de dactylo et une grande organisation ? Ne cherchez plus, le travail d’assistante virtuelle est fait pour vous ! Des horaires modulables, une rémunération fixe, et un planning à votre convenance.

Faire appel aux services d’un assistant  virtuel est une pratique courante, en particulier chez les travailleurs indépendants et les toutes petites entreprises.

Pourquoi une assistante virtuelle ?

La raison est la suivante : dès qu’un certain rapport chiffre d’affaire/bénéfice est dépassé, la question se pose de savoir ce qu’il faut déléguer afin de commencer à profiter de sa réussite tout en continuant à se concentrer sur le coeur de son activité. Plus les clients arrivent, et plus les questions administratives, fiscales et comptables prennent de l’ampleur et finissent par remplir des journées entières. Nous avons écrit un article à ce sujet : apprendre à déléguer.

Lorsqu’un entrepreneur est débordé il a donc tout naturellement besoin d’une assistante pour le seconder. Cette solution virtuelle avantage donc l’entrepreneur et l’assistante.

L’entrepreneur souvent en déplacement, ou possédant un petit bureau, n’aura pas à installer un nouveau bureau pour son assistante. Les économies réalisées ne sont pas de quelques centaines d’euros, mais c’est en millier d’euros par an pour un bureau ! Oui, il faut payer la location de 10m² supplémentaire (dans les métropoles le m² est cher), il faut investir dans un bureau, dans un ordinateur, dans des licences logicielles, acheter un téléphone, faire un coin cuisine, payer les fournitures, etc.

Rares sont ceux qui pourront cependant se permettre financièrement d’embaucher une personne à temps plein sur un poste d’assistant, ou n’ont simplement pas la charge de travail nécessaire pour occuper un temps plein.

Ils cherchent alors à utiliser les services d’un assistant virtuel. D’autres entreprises sont intéressées par ce type de service sur des périodes ponctuelles, notamment durant l’été, lorsque beaucoup de leurs salariés partent en vacances, afin d’assurer la charge de travail en leur absence.

Enfin, d’autres entreprises ont parfois trop de travail à faire pour le personnel en poste, et ont besoin de l’aide, de temps en temps, d’un assistant hors-site pour gérer une partie de la charge de travail.

Avec le développement croissant d’entreprises et d’activités à domicile, la demande pour ce type de service ne va cesser d’augmenter.

Il s’agit d’un créneau idéal pour entrer sur le marché en tant qu’entreprise en ligne : la demande pour les services d’assistanat virtuel en ligne est très forte actuellement.

Vous pourrez facturer vos services à l’heure, au contrat pour un travail donné, ou sur une base tarifaire mensuelle. C’est l’une des activités en ligne les plus faciles et les moins coûteuses. Et aussi les plus intéressant pour qui doit travailler de chez soi avec des horaires souples :  l’assistante virtuel pourra réaliser son travail sans être obligé de se déplacer chaque jour, ni faire de la présence au bureau, il aura plusieurs patrons si il ou elle le souhaite, et gérera son planning comme bon lui semble. Son patron ne sera pas au dessus de son dos pour espionner son écran matin et soir.

Compétences à avoir pour devenir assistant virtuel

Une excellente maîtrise de l’outil informatique sera un atout précieux.

Des compétences en termes de communications orales et écrites seront également très importantes, car vos clients exigeront de vous un travail de qualité, et vous devrez communiquer régulièrement avec eux.

En outre, une connaissance et une compréhension du monde actuel de l’entreprise seront un plus.

Une assistante virtuelle (ou un assistant virtuel si vous êtes un homme) effectue exactement les mêmes tâches qu’une assistante classique :
– les tâches quotidiennes,
– la saisie informatique.
– prospecter de nouveaux clients,
– répondre aux appels téléphoniques,
– organiser l’agenda,
– numériser des documents,
…

Les gens que vous aurez en ligne ne sauront pas que vous télé-travaillez, c’est complètement transparent pour eux. Vous pouvez vous trouver au fin fond de l’Ardèche ou en plein Paris.

Coût pour démarrer cette activité

Vous allez devoir dans un premier temps créer un site internet. Le tarif varie entre 15 euros par mois si vous passez par un web service de type wix.com. Si vous souhaitez un site internet aux fonctionnalités plus étendues, comptez pour un tarif de 800 à 1500 euros.

Vous devrez aussi pour démarrer avoir une ligne téléphonique et du matériel de bureau.

Si vous possédez déjà certains de ces éléments, vos coûts de démarrage initial seront réduits en conséquence.

Une question importante à laquelle vous serez confrontée concerne la compatibilité avec les logiciels que votre client utilise.

Inutile de mettre tous vos efforts dans le développement d’un rapport électronique, pour finalement réaliser que votre client ne peut pas l’ouvrir.

Renseignez vous au préalable sur les logiciels qu’utilisent en majorité vos clients. Pour commencer votre activité, vous devrez posséder ces logiciels.

D’autres frais à prévoir seront liés à la promotion de votre entreprise.

Pour commencer, vous pouvez donc prévoir entre 500 € et 2500 €.

Comment démarrer administrativement ?

Deux possibilités s’offrent à vous, soit le portage salarial (vous êtes à votre compte), ou devenir salariée d’une entreprise spécialisée en télé-secrétariat.

1ere option, le portage salarial.

Si vous avez un bon carnet d’adresse et donc suffisamment de contacts pour trouver seule vos patrons, alors le portage salarial est l’idéal. Vous ne dépendez que de vous même et vous aurez le choix de prendre plus ou moins de contrats selon vos disponibilités. Vos patrons ne vous seront pas imposés et c’est vous même qui pourrez choisir des gens avec qui vous souhaitez travailler. Les bénéfices sont plus grands, mais le risque également si vous ne trouvez pas de clients.

2ème option, devenir salariée d’une entreprise de secrétariat.

Les avantages de cette option sont multiples. Tout d’abord vous avez une sécurité de l’emploi, ensuite l’entreprise va vous partager son expertise en vous donnant les outils logiciels et la méthode pour télé-travailler. Ce n’est pas négligeable car le télétravail nécessite de respecter quelques règles.

Comment lancer votre activité et vous faire connaitre ?

Faites connaitre votre site web en publiant du contenu régulièrement sur sa partie Blog.

Créez une page Facebook Youtube et partager le contenu de votre blog avec les personnes présente sur cette plateforme

Allez sur les forums spécialisé et parlez de votre activité

Gardez l’email de vos prospects et développez votre propre newsletter, pour rester proche de votre marché cible.

Soumettez l’adresse de votre site Web aux moteurs de recherche et aux annuaires. Beaucoup de vos clients seront probablement dans votre région. Il faut donc vous assurer de figurer dans les répertoires d’entreprises régionales en ligne que votre marché cible peut être amené à consulter.

Élaborez une stratégie de marketing viral où les visiteurs peuvent “Faire connaître ce service à un collègue” par l’intermédiaire de votre site. Ils se donneront le mot, et ça engendrera ainsi du bouche à oreille (et donc des visites !) sur votre site Web.

Comment passer le cap ?

Se lancer à corps perdu dans un nouveau travail est compliqué, surtout si vous n’avez jamais pratiqué de secrétariat ni de télétravail auparavant. Si vous êtes actuellement salariée dans une entreprise et que vous souhaitez télé-travailler, il est préférable de se renseigner avant de quitter son poste. Vous pouvez même demander un poste de télé-secrétaire de seulement quelques heures par jour, en plus de votre travail actuel. Vos journée s’en trouveront alourdies en nombre d’heures, mais vous vous ferez la main sur ce nouveau type de travail, et vous découvrirez si vous êtes faite pour cette carrière ou non.

Revenus complémentaires

Vous pouvez gagner de l’argent supplémentaire en proposant des services à valeur ajoutée tels que la numérisation ou l’impression de documents.

Vous pourriez facturer un prix par page, pour chacun de ces deux services.

Vous pouvez aussi offrir des services de publication assistée par ordinateur (graphisme), ou de développement et de distribution de newsletter, ou encore des services d’assistance téléphonique, ou toutes autres tâches administratives souvent réalisables à domicile.

Idée en plus: suivez une formation secrétaire médicale

Vous souhaitez devenir télé-secrétaire ? Savez vous que le secteur du paramédical représente de nombreux d’emplois. Beaucoup d’établissement ont des postes disponibles pour la qualification de secrétaire ou télé-secrétaire médical. Si vous souhaitez commencer une activité de télé-secrétaire, une qualification de secrétaire médical constitue véritablement un plus.

Pour obtenir cette qualification, vous devez vous préparer au titre professionnel de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social(e) (SAMS). Ce titre atteste que la personne l’ayant obtenu dispose des compétences nécessaires pour pratiquer une activités professionnelles qualifiées.

Pour vous préparer au SAMS, vous pouvez suivre une formation à distance de secrétaire médicale. Cette formation vous permettra d’obtenir les compétences suivantes. Vous saurez assurer l’accueil des patients tout en respectant le secret professionnel, évaluer leurs demandes, vous apprendrez à constituer et suivre les dossiers administratifs et enfin gérer la communication entre les patients et l’équipe médicale.

Voici quelques liens pour obtenir des informations sur les formations à distance :

• Cours Minerve
• Centre nationale de formation privé à distance
• Diplomeo