Comment bien communiquer par mail avec ses clients ou ses fournisseurs ?

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L’email reste un outil central pour les indépendants, même avec les messageries instantanées. Un message clair, court, daté et orienté action évite beaucoup de malentendus avec un client ou un fournisseur.

Envoyer un mail à un client ou à un fournisseur est aujourd’hui une action banale et souvent quotidienne. On privilégie même parfois ce mode de communication au téléphone ou au contact physique, parce qu’il est plus pratique et surtout plus rapide. Mais bien communiquer par e-mail ne s’improvise pas et il existe quelques règles simples, mais non moins indispensables, à suivre.  

Règle n°1 : Être poli

Combien de mails reçoit-on où il n’est ni indiqué « bonjour », « merci » ou « s’il vous plaît » ? Vous serez sans doute d’accord, cela est très désagréable et donne d’emblée une image négative de l’émetteur. On commencera donc son message (pour éviter toute mauvaise impression sur nos clients ou fournisseurs) par un petit « Bonjour » très appréciable. Puis, si l’on demande un service ou un conseil, on lui dira « S’il vous plaît ». Enfin, on n’oubliera de donner des ordres impérieux en écrivant « merci de… », pas forcément des plus sympathiques, et on lui préfèrera un élégant « Je vous remercie de bien vouloir ». Bref, des règles de politesse très simples, mais si simples que l’on a parfois tendance à les oublier !

Règle n°2 : Bannir l’utilisation de majuscules

En langage Internet, utiliser des majuscules signifie que vous êtes en colère et que vous criez. Peut-être ne le saviez-vous pas, mais à coup sûr vos clients n’apprécieront–ils pas cet emportement inexpliqué. Préférez leur donc les minuscules, que vous soyez d’humeur joviale ou en colère.

Règle n°3 : Éviter les smileys et autres fonds personnalisés

Vous en conviendrez, mettre 5 smileys dans votre message et utiliser un fond hautement stylisé pour le personnaliser n’est pas très professionnel. Il est donc conseillé d’aller à l’essentiel et de rester crédible au maximum. Difficile ? Non, juste une question d’habitude. Et puis, est-ce vraiment utile que vos contacts sachent que vous adorez le violet et les petits bonhommes qui clignotent ? Règle n°4 : Soignez le titre de votre message Cela peut vous sembler superflu, mais il est très appréciable de pouvoir connaître l’objet du message avant même de l’ouvrir. On sait de suite de quoi il en retourne et qui plus est, on le retrouve plus facilement dans ses dossiers une fois archivé. Un double avantage donc ! Soyez donc précis et efficace pour rédiger votre titre.

Règle n°5 : Vérifiez la taille de vos pièces jointes

Au-delà d’une certaine taille, vos emails contenant des pièces jointes seront bloqués. Même si cela est plus rapide pour vous de n’envoyer qu’un seul message contenant toutes vos pièces jointes, pensez à votre destinataire. Combien de temps va-t-il passer à tout télécharger ? Que faire s’il ne reçoit pas votre message ? Prenez donc votre mal en patience et envoyez autant de mails que nécessaire pour éviter les mauvaises surprises. Finalement, vous connaissez désormais toutes les règles de bonne conduite virtuelle pour envoyer vos emails en toute sérénité. Votre e-communication a maintenant toutes les chances d’être optimale et de ne plus nuire à votre image de marque ! Emmanuelle COLLIN