Comment organiser son emploi du temps pour être efficace ?

Mise à jour : 20 juillet 2017

À l’heure où l’on ne cesse de courir après le temps, où les distractions numériques sont plus tentantes les unes que les autres, difficile de s’organiser.

Face à cela, tenir un emploi du temps, et surtout s’y tenir, est plus que jamais nécessaire. Comment s’y prendre pour renouer avec l’efficacité ? Comment ne plus perdre son temps inutilement ?

Conseil n°1 : Hiérarchisez

On a souvent tendance à tout mettre sur un même pied d’égalité et à accorder à chaque tâche la même importance. Une belle preuve de professionnalisme qui est tout à votre honneur. Pourtant, toutes n’ont pas la même urgence, ni le même impact. Évaluer vos missions selon leur degré de priorité ou d’importance est donc la première étape pour être productif.

Vous les noterez ensuite sur votre planning en adoptant pourquoi pas un code couleur spécifique selon l’urgence. Libéré de cette pression et sachant où vous allez, la performance et la sérénité seront au rendez-vous.

Conseil n°2 : Triez

Rien de plus stressant que de voir les mails ou les papiers s’accumuler. Vous ouvrez votre boîte mail le lundi matin et ce sont quelques 30 messages qui vous engloutissent. La semaine démarre sous le signe du stress et l’impression de ne plus être maître de votre temps vous accable.

Une petite astuce simple peut cependant y remédier : planifier le traitement des courriers électroniques ou des papiers. 10 à 15 minutes chaque matin avant de commencer vos dossiers, et le tour est joué. Une fois traités, n’oubliez pas de les classer ou de les supprimer. Une boîte mail ou un bureau encombré et le sentiment d’être submergé resurgit !

Conseil n°3 : Listez

Rendez-vous pro, rendez-vous perso, dossiers à traiter, deadlines qui approchent… On a vite fait de s’emmêler les pinceaux et de se sentir perdu.

Avoir un seul et même emploi du temps permet de mieux s’y retrouver. Sous forme électronique ou papier, les possibilités sont multiples pour gérer votre planning de ministre.

Le bullet journal est le nouvel outil à la mode pour une organisation au top. Vous construisez votre emploi du temps selon votre propre méthode, en hiérarchisant par exemple les tâches à effectuer sur le court, le moyen ou le long terme. Le fait de cocher ou de rayer ce que vous avez réalisé renforcera votre sentiment d’efficacité. Vous verrez concrètement tout ce que vous avez eu le temps de faire en une même journée ou semaine.

Conseil n°4 : Osez

On ne le fait pas toujours, mais oser dire non est parfois utile. Quand votre emploi du temps est comblé et que vous vous sentez déjà débordé, il est préférable de refuser une demande plutôt que de bâcler votre travail.

Dire non à une commande urgente que vous savez ne pas pouvoir traiter correctement. Dire non à un appel qui tombe alors que vous êtes au sommet de votre concentration. Dire non à l’envie irrépressible d’aller sur votre blog préféré lire le dernier article diffusé. Cela peut paraître simple, mais oser dire non est un grand pas vers l’efficacité. Choisir et délimiter votre emploi du temps amélioreront indéniablement votre gestion.

Conseil n°5 : Gardez du temps

Ce dernier conseil a deux sens. D’une part, conserver une petite plage libre dans votre emploi du temps vous permettra de gérer un imprévu ou une urgence sans stress. Sachant que vous avez cette petite liberté quotidienne, vous gagnerez en sérénité.

D’autre part, garder du temps pour soi et le prévoir dans votre emploi du temps est primordial. On rêve tous d’être le Superman de la gestion temporelle et le caïd de l’efficacité. Mais à trop vouloir en faire, on s’oublie. S’aérer, faire du sport, passer du temps avec les siens, est sans doute la clé pour être efficace sur le long terme.

Penser à soi pour être plus disponible pour les autres. Penser à soi pour revenir avec entrain à ses dossiers et son travail. Penser à soi pour booster son efficacité et ses performances. Serait-ce là le secret d’une organisation au top ?