Comment faire une liste de tâches efficace

Que vous fassiez du télétravail, du travail à domicile, ou simplement dans votre quotidien, vous avez certainement toujours des choses à faire. Et il arrive souvent qu’on se retrouve avec une telle montagne de tâches à accomplir que vous avez l’impression que vous n’allez jamais vous en sortir. Or, tout est une question d’organisation. Voici ma méthode personnelle pour organiser efficacement le travail lorsque j’ai beaucoup, beaucoup de choses à faire et peu de temps disponible.

D’abord, vous faites une liste de toutes les choses que vous devez réaliser, absolument toutes. Ce que vous ne notez pas, vous risquez de l’oublier, ou alors vous allez gaspiller des ressources mentales à essayer de vous en souvenir alors que vous avez beaucoup plus important à faire. Notez tout, ce qui est noté vous pouvez l’oublier, ça vous dégage le cerveau et vous savez que ce n’est pas perdu.

Normalement, vous devriez vous retrouver avec une liste extrêmement longue (cette méthode est indiquée surtout lorsque vous croulez sous le boulot). L’étape suivante est d’attribuer à chaque item un niveau de priorité. Personnellement, je mets un numéro juste devant. Le numéro prend en compte l’importance de la tâche et son degré d’urgence, et vous pouvez créer autant de niveaux que nécessaire. Exemple :

– ce soir vous avez une réunion essentielle et vous devez la préparer. C’est une tâche importante et urgente, car la réunion a lieu aujourd’hui. Je lui attribuerais le numéro 1.

– à cette réunion, vous allez retrouver un ami pour qui vous aviez promis de rechercher une information : ce serait bien de faire cette recherche dans la journée pour pouvoir lui en donner les résultats, mais c’est secondaire par rapport à la préparation de la réunion. Si vous avez le temps, vous effectuerez cette tâche aujourd’hui, sinon ça peut attendre jusqu’à la prochaine fois où vous verrez votre ami. C’est une tâche urgente mais non importante. Je lui attribuerais le niveau de priorité 2.

– enfin, vous devez aussi remplir le réservoir de votre voiture qui est presque à sec, mais vous n’avez pas besoin de conduire avant trois jours : c’est une tâche importante (vous devez impérativement l’accomplir, sinon vous vous retrouverez sans voiture) mais ça peut attendre un jour ou deux, ce n’est pas urgent. Je rangerais donc cet item dans la catégorie 3.

Selon ce classement, le 1 désigne les tâches à réaliser impérativement aujourd’hui, le 2 celles à réaliser aujourd’hui uniquement si vous en avez le temps, et le 3 celles à réaliser demain, car aujourd’hui vous avez déjà trop de pain sur la planche. Cette méthode devrait vous permettre d’élaguer votre liste : souvent vous aurez trente-six mille choses à faire, mais seulement deux ou trois de niveau 1, c’est-à-dire qui soient importantes et urgentes. Commencez par celles-là, puis abordez les tâches 2, puis une fois celles-là terminées, entamez les 3 et ainsi de suite. N’oubliez pas de barrer les tâches sur la liste une fois qu’elles sont accomplies !

Évidemment, le niveau de priorité d’une tâche change d’un jour à l’autre : si aujourd’hui vous faites juste les tâches 1 (préparation de la réunion), demain la voiture pourrait devenir une tâche 1, tandis que l’information pour votre ami cessera d’être urgente et passera au niveau 3 si vos niveaux 1 et 2 sont trop remplis. Donc lorsque votre liste est vraiment longue, ce n’est pas la peine d’attribuer des numéros à toutes les tâches : sélectionnez-en juste assez pour remplir largement votre journée, et attendez de les avoir finies avant de choisir lesquelles sont les plus importantes parmi les autres.

A l’intérieur d’une même catégorie, en particulier la 1, toutes les tâches sont également importantes, donc peu importe l’ordre dans lequel vous les faites. Des experts en organisation conseillent de distribuer les tâches en fonction de leur difficulté et de votre niveau de concentration : si vous débordez d’énergie vous pouvez vous atteler à une tâche difficile, si vous êtes fatigué(e) il vaut mieux en choisir une peut-être plus ennuyeuse mais moins complexe. Personnellement, je commence par celles que j’ai le plus envie de faire et je laisse les autres pour la fin. C’est un choix judicieux si vous êtes capable de travailler efficacement sous pression : en effet, vous risquez de vous retrouver souvent à devoir boucler le travail qui vous ennuie le plus en un temps record.

L’avantage de cette méthode des priorités, c’est qu’elle vous permet rapidement de réduire une liste interminable à deux ou trois choses qui sont vraiment importantes. Elle vous aide donc à relativiser et à vous défaire de cette sensation d’étouffement. De plus, vous pouvez considérer que si vous avez fini toutes vos tâches 1, vous avez fait l’essentiel. Tout le reste, c’est du bonus : vous pouvez donc, encore une fois, vous permettre de choisir les tâches 2 ou 3 qui vous motivent le plus en priorité, et de laisser les autres pour plus tard. De toute façon, on n’arrive jamais (moi en tout cas) à tout finir. Donc, il faut savoir s’arrêter.

Dernier conseil : si votre liste est vraiment trop longue, éliminez tout simplement un certain nombre d’items. Ceux qui ne sont pas vraiment importants et que vous n’aurez jamais le temps d’accomplir. Notez-les puis barrez-les, vous verrez, c’est vraiment jouissif. Vous aurez l’impression de vous être débarrassé(e) d’une bonne partie de vos soucis en quelques coups de crayon. Et maintenant, bon courage !

Nerey Camille

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